Hacer firmar un contrato suele exigir un procesador de textos, una exportación a PDF, un servicio de firma y una carpeta donde guardar el resultado. Aquí es una pantalla de la suite: una ficha de cliente, una plantilla, un contrato y un enlace enviado por correo.
Todos los contratos, y en qué punto están
Los contratos por cliente y por plantilla, con su importe, su entrada en vigor y su estado (borrador, enviado, firmado, revocado). Los recordatorios pendientes se señalan arriba.
Clientes: una página por cliente
La lista de clientes muestra su identidad legal y el número de sus contratos. Cada cliente tiene su página, el único lugar donde se escribe su ficha, y de ahí saca el contrato sus menciones.
La ficha: todo el cliente en un formulario
Razón social, forma jurídica, capital, domicilio, SIRET y SIREN, IVA, representante y su cargo, datos de contacto, enlaces y notas, en un solo formulario. A la derecha, lo que lo rodea: sus contratos y su estado, sus entregables, sus espacios.
Crear un cliente
Un cliente potencial o un cliente y después su identidad legal: razón social, forma jurídica, sector, capital, domicilio social, SIRET, SIREN, RCS e IVA intracomunitario. La clave del SIRET se comprueba al escribirla; un cliente potencial se completa al convertirse en cliente.
Los prospectos: un tablero por etapa
La pestaña Prospectos también se lee en columnas: Nuevo, Contactado, Propuesta enviada, Ganado, Perdido. Arrastre una tarjeta de una etapa a otra; soltarla en «Ganado» la convierte en cliente, en «Perdido» le pregunta el motivo. Cada columna suma sus importes estimados, y las etapas se renombran o se añaden desde el tablero.
Los seguimientos: nada se queda atrás
Una fecha de seguimiento, y una línea para decir de qué se trata. Esa mañana llega una notificación; la pestaña «Seguimientos pendientes» reúne los del día y los atrasados, y una pastilla los cuenta junto a «Clientes» en el menú.
El seguimiento de un prospecto: etapa, importe, historial
En su página, la etapa cambia con un clic, junto al próximo seguimiento, el importe estimado y el origen. El historial conserva cada llamada, correo y reunión, y anotar un intercambio le propone el siguiente seguimiento; el cliente nunca lo ve. Una respuesta a un formulario del sitio se convierte en prospecto con un botón, con su mensaje al principio del historial.
Cuánto tiempo se queda un negocio en el tablero
Los negocios ganados y perdidos se quedan en sus columnas el tiempo elegido en Ajustes > Studio, 30 días por defecto. Más antiguos, salen del tablero pero siguen en la lista. Justo debajo, «Email matinal de seguimientos» envía además cada mañana la lista de prospectos a seguir, desactivado por defecto.
Plantillas: el texto, escrito una vez
Una pestaña de la pantalla de contratos, donde las plantillas se ordenan en categorías que se crean en pantalla, cada una con su versión vigente, su borrador y sus idiomas. «Modificar el texto» abre un borrador, y una versión publicada ya no se modifica: dos años después, se sabe qué texto se firmó. Una plantilla que ya usa un contrato solo puede archivarse.
La vista previa: de dónde viene cada valor
Una plantilla es un cuerpo, sus anexos y unos marcadores que se rellenan al crear el contrato: el nombre del cliente, su domicilio, el mío, las fechas, los importes. La vista previa colorea cada valor según su origen: ejemplo inventado, información real o campo por rellenar. Una línea cuyos marcadores quedan todos vacíos desaparece: ningún «RCS:» suelto para un empresario individual.
Un contrato: la etapa siguiente arriba
La lista ordena los contratos por etapa: borradores, por enviar, con el cliente, por contrafirmar, en curso, terminados. Cada contrato tiene una pantalla que pone por delante la etapa siguiente, con el documento sellado, sus datos y sus firmas. Nace de una versión de plantilla y guarda una copia de ella: modificar la plantilla después no reescribe lo que ya se envió. También puede partir de una página en blanco, con un texto escrito solo para él.
El texto adaptado: una cláusula para este cliente
Un contrato puede adaptar el texto de su plantilla para su cliente, sin crear una nueva plantilla. Ese texto se modifica en el propio contrato, con la plantilla de origen indicada y cada diferencia señalada. Sigue las mismas reglas que una plantilla, y es él el que se sella.
Crear un contrato
Un cliente, un cuerpo de contrato o una página en blanco sin plantilla, un anexo si hace falta, un importe, una fecha de efecto y un idioma. La plantilla pide después sus complementos, como la duración o la fórmula.
Su identidad en los contratos
La denominación, el representante, la dirección, el SIRET, el código APE, la mención del IVA y los datos bancarios: escritos una vez en los ajustes e impresos en cada contrato.
Lo que garantiza la firma
- El contrato se sella antes de salir: una huella SHA-256 sobre su texto, comprobada cada mañana junto con sus firmas y su PDF firmado, y un aviso por correo si algo se ha movido.
- Un enlace por contrato, enviado por correo y válido durante treinta días por defecto, una duración que se ajusta y que cada pantalla cita, que se abre con un código de un solo uso recibido en la misma dirección.
- La firma registra la fecha, la dirección IP, el navegador y el nombre que escribió el firmante; la contrafirma también, consentimiento marcado incluido.
- El rechazo está previsto igual que el acuerdo: su motivo, su fecha y un nuevo envío si el cliente cambia de opinión.
- Recordatorios automáticos para un contrato sin respuesta, con un límite que los detiene, y un botón para recordar a mano.
- Un contrato sellado por error se anula, con una copia en borrador para corregirlo: su referencia se mantiene y la numeración no tiene huecos.
- Una adenda es un contrato que apunta al que modifica, con su propia referencia, incluso durante un preaviso: el contrato firmado nunca se reescribe.
- Una resolución lleva dos fechas, la de la notificación y la del efecto, porque un preaviso es exactamente la distancia entre ambas.
- Un plazo de conservación configurable, diez años por defecto, con un mínimo de cinco años que ningún ajuste puede rebajar, y un comando que dice qué sigue bajo esa obligación.
- El firmante no ve nada de esto: una página, el texto del contrato, un nombre que escribir y, con todas las letras, lo que se recoge. Es el módulo que sostiene mis propios contratos.