Faire signer un contrat demande d'ordinaire un traitement de texte, un export PDF, un service de signature et un dossier où ranger le résultat. Ici c'est un écran de la suite : une fiche client, une trame, un contrat, et un lien envoyé par e-mail.
Tous les contrats, et où ils en sont
Les contrats par client et par trame, avec leur montant, leur prise d'effet et leur état (brouillon, envoyé, signé, révoqué). Les relances en attente sont signalées en haut.
Les clients : une page par client
La liste des clients montre leur identité légale et le nombre de leurs contrats. Chaque client a sa page, seul endroit où sa fiche s'écrit, et c'est là que le contrat va chercher ses mentions.
La fiche : tout le client dans un formulaire
Raison sociale, forme juridique, capital, siège, SIRET et SIREN, TVA, représentant et sa qualité, coordonnées, liens et notes, dans un seul formulaire. À droite, ce qui l'entoure : ses contrats et leur statut, ses livrables, ses espaces.
Créer un client
Un prospect ou un client, puis son identité légale : raison sociale, forme juridique, secteur, capital, siège, SIRET, SIREN, RCS et TVA intracommunautaire. La clé du SIRET est vérifiée à la saisie ; un prospect se complète au moment de devenir client.
Les prospects : un tableau par étape
L'onglet Prospects se lit aussi en colonnes : Nouveau, Contacté, Proposition envoyée, Gagné, Perdu. On glisse une carte d'une étape à l'autre ; la déposer sur « Gagné » la convertit en client, sur « Perdu » demande pourquoi. Chaque colonne fait le total des montants estimés, et les étapes se renomment ou s'ajoutent depuis le tableau.
Les relances : rien ne passe à la trappe
Une date de relance, et une ligne pour dire de quoi il s'agit. Le matin venu, une notification part ; l'onglet « Relances à faire » réunit celles du jour et celles en retard, et une pastille les compte à côté de « Clients » dans le menu.
Le suivi d'un prospect : étape, montant, historique
Sur sa page, l'étape change d'un clic, à côté de la prochaine relance, du montant estimé et de l'origine. L'historique garde chaque appel, e-mail et rendez-vous, et noter un échange propose la relance suivante ; le client ne le voit jamais. Une réponse à un formulaire du site devient un prospect d'un bouton, son message en tête de l'historique.
Combien de temps une affaire reste au tableau
Les affaires gagnées et perdues restent dans leurs colonnes le temps choisi dans Réglages > Studio, 30 jours par défaut. Plus anciennes, elles quittent le tableau mais restent dans la liste. Juste en dessous, « Email du matin des relances » envoie aussi chaque matin la liste des prospects à relancer, éteint par défaut.
Les trames : le texte écrit une fois
Un onglet de l'écran des contrats, où les trames se rangent par catégories créées à l'écran, chacune avec sa version en vigueur, son brouillon et ses langues. « Modifier le texte » ouvre un brouillon, et une version publiée ne se modifie plus : deux ans plus tard, on sait quel texte a été signé. Une trame déjà utilisée par un contrat ne peut plus qu'être archivée.
L'aperçu : d'où vient chaque valeur
Une trame, c'est un corps, ses annexes, et des jetons remplis à la création : le nom du client, son siège, le mien, les dates, les montants. L'aperçu colore chaque valeur selon sa source : exemple inventé, vraie information ou champ à remplir. Une ligne dont les jetons sont tous vides disparaît : pas de « RCS : » orphelin pour une entreprise individuelle.
Un contrat : l'étape suivante en tête
La liste range les contrats par étape : brouillons, à envoyer, chez le client, à contresigner, en cours, terminés. Chaque contrat a un écran qui met l'étape suivante en avant, avec le document scellé, ses informations et ses signatures. Il naît d'une version de trame et en garde une copie : modifier la trame après coup ne réécrit pas ce qui est déjà parti. Il peut aussi partir d'une page blanche, son texte écrit pour lui seul.
Le texte adapté : une clause pour ce client
Un contrat peut adapter le texte de sa trame pour son client, sans créer de nouvelle trame. Ce texte se modifie dans le contrat lui-même, avec la trame d'origine nommée et chaque différence signalée. Il obéit aux mêmes règles qu'une trame, et c'est lui qui est scellé.
Créer un contrat
Un client, un corps de contrat ou une page blanche sans trame, une annexe si besoin, un montant, une date de prise d'effet et une langue. La trame demande ensuite ses compléments, comme la durée ou la formule.
Votre identité dans les contrats
La dénomination, le représentant, l'adresse, le SIRET, le code APE, la mention de TVA et les coordonnées bancaires : écrits une fois dans les réglages, imprimés dans chaque contrat.
Ce que la signature garantit
- Le contrat est scellé avant de partir : une empreinte SHA-256 sur son texte, vérifiée chaque matin avec ses signatures et son PDF signé, et une alerte par e-mail si quelque chose a bougé.
- Un lien par contrat, envoyé par e-mail et valable trente jours par défaut, une durée qui se règle et que chaque écran cite, ouvert par un code à usage unique reçu à la même adresse.
- La signature enregistre la date, l'adresse IP, le navigateur et le nom tapé par le signataire ; la contresignature aussi, consentement coché compris.
- Le refus est prévu autant que l'accord : son motif, sa date, et un nouvel envoi si le client change d'avis.
- Des relances automatiques pour un contrat resté sans réponse, avec un plafond qui les arrête, et un bouton pour relancer à la main.
- Un contrat scellé par erreur s'annule, avec une copie en brouillon pour le corriger : sa référence reste, la numérotation n'a pas de trou.
- Un avenant est un contrat qui pointe celui qu'il modifie, avec sa propre référence, y compris pendant un préavis : le contrat signé n'est jamais réécrit.
- Une résiliation porte deux dates, celle de la notification et celle de l'effet, parce qu'un préavis est exactement l'écart entre les deux.
- Une durée de conservation réglable, dix ans par défaut, avec cinq ans en plancher qu'un réglage ne peut pas franchir, et une commande qui dit ce qui est encore sous obligation.
- Le signataire, lui, ne voit rien de tout ça : une page, le texte du contrat, son nom à taper, et ce qui est collecté écrit noir sur blanc. C'est le module qui tient mes propres contrats.