Een deliverable is een document dat wordt geschreven om gelezen te worden: een audit, een strategie, een voorstel. In de omgeving van een klant wordt het voor hem voorbereid en leest hij het bij zich thuis. Studio heeft nu een eigen rubriek voor wie nog geen klant heeft: een voorstel vóór de ondertekening, een sjabloon dat het team overneemt, een strategie die u voor uzelf houdt.
Deliverables, persoonlijk en gedeeld
De pagina's en presentaties die buiten elke omgeving worden geschreven: uw eigen en die welke het team deelt, geordend per categorie en klaar om bij een klant gekopieerd te worden.
Ordenen en aanmaken
De rubrieken: persoonlijk of gedeeld
Het tabblad “Gedeeld” toont de deliverables van het team, elk met de naam van wie ze schreef: iedereen met toegang tot de module leest ze, en wie het recht heeft, bewerkt ze. In het tabblad “Persoonlijk” ziet alleen de auteur de zijne; zelfs een beheerder opent ze niet. Een filter scheidt de pagina's, de presentaties en de sjablonen.
De instellingen: de auteur kiest de rubriek
De titel, de samenvatting, de taal, dan de sectie Zichtbaarheid: alleen de auteur zet een deliverable van de ene rubriek in de andere, hier of vanuit de lijst. Een persoonlijke deliverable waarvan de auteur het team heeft verlaten, valt terug op de beheerders, in plaats van van niemand te zijn. Vijf rechten regelen wie leest, aanmaakt, bewerkt, verwijdert en verstuurt.
Nieuwe deliverable: pagina of presentatie
Bij het aanmaken kiest u het formaat: “Pagina”, het raster van de pagina's van de website, voor een audit, een strategie, een balans; of “Presentatie”, dia's voor een kick-off of een tussenstand (zie het hoofdstuk De presentaties, hieronder). Daarna, indien nodig, een uitgangssjabloon van hetzelfde formaat, de titel, de categorie en de zichtbaarheid, persoonlijk of gedeeld.
Opmaken en versturen
Een sjabloon: de audit, klaar om over te nemen
Een auditsjabloon voor managementpraktijken, opgemaakt op het raster van de pagina's van de website. De passages tussen vierkante haken, die nog vervangen moeten worden, zijn gemarkeerd in het voorbeeld van de auteur, en ook voor wie het sjabloon via een leeslink opent. Een label “Sjabloon” markeert het in de lijst, en een gedeeld sjabloon wordt met één handeling gedupliceerd voor elke prospect.
De presentatiemodus: één dia per sectie
Dezelfde audit leest u sectie voor sectie, hier de benchmark met drie vergeleken structuren onder hun gekleurde labels. Onderaan gaat een balk van de ene dia naar de andere en opent het volledige scherm. Een klik op een afbeelding vergroot haar, ook op volledig scherm.
Een afbeelding groot, zonder de presentatie te verlaten
Een klik op een afbeelding van een dia opent haar groot, ook op volledig scherm. De pijlen gaan van afbeelding naar afbeelding in de volgorde van het document, zonder de dia erachter te laten doorgaan.
Het uiterlijk: een sfeer met één klik
De kleuren van de website, een wit of donker rapport of een rapport in de kleuren van de klant, afgelezen uit zijn logo, en dan het voorbeeld van de gekozen kleuren. Het is hetzelfde document als een klantdeliverable: het raster van de pagina's van de website, met zijn uiterlijk.
De PDF: als de auteur het toestaat
In de sectie Titel van het tabblad Uiterlijk voegt “PDF toestaan voor de lezer” bovenaan de pagina die de klant ontvangt “Downloaden als PDF” toe. De instelling staat standaard uit.
De leeslinks: het spoor van wie heeft gelezen
Een geheime link opent de deliverable zonder dat er een account nodig is, met een vervaldatum en naar keuze een wachtwoord. Een link die niemand heeft geopend, wordt verwijderd; een al geopende link wordt alleen ingetrokken, om het spoor te bewaren van wie heeft kunnen lezen. De adressen zijn in de database versleuteld. De link kan meteen bij het aanmaken per e-mail worden verstuurd, of later vanuit zijn regel, nooit samen met het wachtwoord; zijn eerste opening wordt u gemeld met een melding.
Een leeslink als QR-code
Elke leeslink wordt ook als QR-code getoond: u laat hem tijdens een afspraak van het scherm scannen, of u drukt hem af op een brief. “Aanpassen” maakt er een privécode van in de module QR-codes, in de gewenste kleuren en met het gewenste logo.
Een tekst importeren
Een geplakte tekst wordt een deliverable: titels openen dia's, lijsten worden opsommingstekens, tabellen blijven tabellen. U kiest de categorie en of de tekst persoonlijk of gedeeld is.
Een sjabloon naar een klant kopiëren
Een sjabloon wordt gekopieerd naar de omgeving van een klant, verborgen voor de klant en op zijn naam gezet. Het origineel blijft ongewijzigd voor de volgende prospect.
De presentaties
Een klantpresentatie wordt gewoonlijk in aparte software gemaakt, als PDF geëxporteerd en per e-mail verstuurd. Hier leeft ze naast de klant en zijn contract: u schrijft haar in de suite, presenteert haar vanuit de browser en verstuurt haar via een link.
Een presentatie is een deliverable in het formaat “Presentatie”: ze staat naast de pagina's, wordt via dezelfde leeslinks gedeeld en leeft ook in de omgeving van een klant, die haar op zijn pagina leest zodra u haar hem toont.
De editor: de dia's en hun sjabloon
De dia's links, per hoofdstuk in te klappen: een tussenblad klapt de volgende in. Ernaast het voorbeeld van de geopende dia, in 16:9, op een vastgelegd sjabloon (titel, tussenblad, titel en opsommingstekens, afbeelding over de volle pagina, citaat, twee kolommen, tabel) waarvan de tekst zo wordt gemeten dat hij past.
Een vrije dia: elk element op zijn plaats
De balk erboven voegt tekst, afbeelding, video, vorm of pictogram toe. De gekozen foto toont haar handvatten en haar draaihandvat, en het paneel rechts stelt haar positie, de uitsnede in een cirkel en de bijsnijding in.
Volledig scherm: presenteren met het toetsenbord
De presentatie gaat naar volledig scherm en wordt met het toetsenbord geleid, met notities voor de spreker. De regels van een lijst verschijnen één voor één; hier een titel, een foto in een cirkel uitgesneden, een pijl en drie kaarten die bij elke druk één voor één binnenkomen.
De lijst: per categorie, met haar sjablonen
In de lijst met deliverables, gefilterd op presentaties, staat elke presentatie geordend per categorie, met de klant voor wie ze wordt voorbereid. Een presentatie die als sjabloon is gemarkeerd, draagt het label Sjabloon en dient als uitgangspunt voor de volgende.
Wat ze verder nog kan
- Een uiterlijk per presentatie: vijf thema's (Leisteen, Inkt, Papier, Krachtig, Middernacht), drie kleuren en een lettertypepaar om te wijzigen, een logo, een voettekst en de nummering.
- Verzorgde achtergronden: kleurverlopen, patronen, een sluier aan één kant, en vier beeldbewerkingen (vervaging, zwart-wit, duotone, korrel).
- Een leesbaarheidscontrole, die meldt wanneer een tekst op zijn achtergrond moeilijk leesbaar wordt.
- Een geschreven document dat een presentatie wordt: een titel opent een dia, wat volgt vult haar.
- Afdrukken als PDF, in haar kleuren.
- Een geheime link opent haar bij de klant zonder dat er een account nodig is: een naam om zich te oriënteren, een vervaldatum, indien nodig een wachtwoord, en de lijst zegt of ze is geopend en wanneer. De notities voor de spreker gaan nooit mee met de link.
De klant en de prullenbak
- Een deliverable kan voor een klant worden voorbereid nog voordat hij zijn omgeving heeft, en wordt gekopieerd naar de omgeving van een klant, waar ze verborgen ontstaat tot u haar hem toont.
- Een deliverable verwijderen zet haar in de gemeenschappelijke prullenbak: ze verdwijnt uit de lijsten en haar leeslinks reageren niet meer, tot ze wordt hersteld of definitief gewist.