Een redactiekalender aan een klant tonen vraagt gewoonlijk een gedeelde spreadsheet, een berichtendraad en ergens een map met bestanden. Hier is het één scherm: een omgeving per opdracht, de content erin en een link die naar de klant wordt gestuurd. Hij opent, leest, antwoordt.
De omgevingen van elke klant
Een omgeving per dienst, met haar klant, haar team, wat er te doen is en haar status. De prospects hebben hun eigen tabblad.
Kant van de studio
Het bord: hoe ver elk item is
Een kolom per stap, van idee tot publicatie: idee, productie, controle, gepland, gepubliceerd. Per omgeving worden vijf statussen bijgehouden zonder iets in te vullen: binnen zeven dagen te verschijnen, bij de klant, controle te laat, opnieuw te bekijken, gemiste publicatie.
De lijst: dezelfde kaarten, stap voor stap
Hetzelfde contentplan, regel voor regel gelezen, met het oordeel van de klant naast elke kaart. Bord, lijst of kalender: het zijn dezelfde kaarten, bekeken naargelang men in stappen of in data denkt.
De kalender: wanneer het verschijnt
Elk gedateerd item komt op zijn publicatiedatum te staan. De datum is optioneel: een idee zonder datum leeft op het bord en komt in de kalender zodra het wordt gepland.
Een kaart: de tekst, de bestanden, de uitwisseling
Het openen van een kaart toont alles wat erbij hoort: de te publiceren tekst, haar bestanden en haar gespreksdraad. De klant geeft daar zijn oordeel, goedgekeurd of opnieuw te bekijken, en dat oordeel verplaatst de kaart nooit: het is een antwoord, geen automatisme.
Een kaart is beschermd zolang ze niet is opgeslagen
Een kaart van het bord opent in een groot venster met twee kolommen, zoals die van de module Kanban: links de tekst, de briefing van het team in blokken, de selectievakjes, de bestanden, de draad met de klant en een draad ‘Team’ die de klant nooit ziet, waarin u een collega met @ noemt; rechts de personen, de tags, de stap, de data en het oordeel van de klant. Past u de titel aan en sluit u het venster, dan vraagt het eerst: ‘De wijzigingen negeren?’ Er gaat niets per ongeluk verloren.
Het bord op telefoon
Op een telefoon wordt het bord als lijst gelezen, stap voor stap, en de aangetikte kaart opent in haar venster, schermvullend, met het bijschrift en de briefing van het team, en verderop de draad met de klant.
De draad van een kaart: het oordeel van de klant en de herziening
Elk item heeft zijn draad, gedeeld met de klant: daar wordt gezegd waarom iets moet worden herzien, en daar antwoordt de studio. Er gaat niets verloren in een mailbox.
Ter controle versturen: één e-mail per persoon die goedkeurt
Wanneer een item op het oordeel van de klant wacht, geeft een banner dat aan op het bord, en ‘Ter controle versturen’ schrijft naar elke persoon die kan goedkeuren. Omgekeerd wordt u gewaarschuwd wanneer de klant antwoordt, commentaar geeft, goedkeurt of een bestand plaatst, en per e-mail als u niet voor het scherm zit: één keer per reeks, niet één per bericht.
De bestanden: alles wat is uitgewisseld
De bestanden die u of de klant heeft geplaatst, worden geordend in een map van de mediabibliotheek die bij de omgeving hoort. Ook een Google Drive-map kan worden gekoppeld.
Het gesprek: wat op geen enkele kaart past
Een gesprek over de omgeving zelf, live aan beide kanten: de briefing van de maand, een campagne die opschuift, een snelle vraag.
De notities: voor het team, nooit voor de klant
Elke omgeving heeft haar notitieruimte, open voor haar team: men schrijft er met meerdere mensen in, in de omgeving zelf, met de volledige editor van de notities (mappen, koppelingen tussen notities, geschiedenis, zoeken, opmerkingen). Het team heeft er toegang toe zonder de module Notities, die ze niet met zijn eigen notities vermengt. De klant ziet er geen enkele van.
De deliverables: voor de klant geschreven
Pagina's of presentaties die voor deze klant zijn opgesteld en die hij op zijn pagina leest zodra ze hem worden getoond. Een strategie kan verborgen blijven tot ze klaar is, en ‘Een tekst importeren’ vertrekt van een reeds geschreven document.
De bronnen: wat u bij de hand houdt
Links (een ontwerp, een toegang), teksten en contacten (de persoon die goedkeurt). Elke bron toont of verbergt u afzonderlijk voor de klant, en ze begint verborgen.
Een bron toevoegen
Een link, een tekst of een contact, met naam en een toelichting. Een schakelaar bepaalt of de klant haar ziet: als ze zichtbaar is, verschijnt ze bij iedere persoon die een toegangslink tot de omgeving heeft.
De klantkaart: wat we over hem weten
Bedrijfsnaam, SIRET, contactgegevens, links en notities, zoals de klant ze ziet. De kaart is van de klant en niet van het project: ze wordt op zijn pagina bewerkt, en al zijn omgevingen tonen dezelfde, met ernaast zijn contracten, zijn deliverables en zijn andere omgevingen.
De instellingen: alles op één plek
De naam, de klant, de beschrijving, de status, de tijdzone en de kleur, daarna het team en de Drive-map. Een omgeving of een item verwijderen zet het in de prullenbak, waar het ongewijzigd uit terugkomt; een omgeving in de prullenbak sluit haar klantpagina en haar links.
De prospects: een omgeving vóór de handtekening
Een omgeving wordt geopend voor een prospect nog voordat zijn SIRET bekend is, en wordt met één klik omgezet in een klant op de dag dat hij tekent.
Een omgeving aanmaken
Een naam, de klant voor wie het werk wordt gedaan, een beschrijving, een status, een tijdzone, een kleur en het team. Eenzelfde klant kan meerdere omgevingen hebben, een per project.
Kant van de klant
Zijn pagina: zijn maand, zonder account
De klant opent de link die hij ontvangt, zonder een account aan te maken: één pagina, zijn maand, zijn items en twee knoppen. Zijn rechten kiest u à la carte (lezen, reageren, goedkeuren, bestanden plaatsen), en alles wat de omgeving hem kan tonen, begint verborgen. Een ingetrokken link sluit alles af, ook de bestanden die hij had verstuurd.
Zijn deliverables: alleen wat is gepubliceerd
De klant ziet alleen de documenten die hem zijn getoond, en opent ze vanuit zijn omgeving, zonder verder wachtwoord.
De redactiekalender van Studio
Alle omgevingen in één maand, een kleur per omgeving, met filters op klant en op status. U ziet in één oogopslag wat wanneer verschijnt, bij welke klant, en wat nog op een antwoord wacht.
De klanttoegangen: één link per persoon
Elke persoon aan de kant van de klant krijgt zijn eigen link, zonder account: u ziet of hij is geopend, wanneer hij verloopt en wat hij toestaat. Een link wordt ingetrokken of verloopt zonder de andere te raken, en de regel blijft bestaan om bij te houden wie wat heeft geantwoord.
Een nieuwe link, met zijn rechten
De link draagt vier rechten die u een voor een aanvinkt: goedkeuren, de items becommentariëren, in het gesprek schrijven, bestanden versturen. Een geldigheid in dagen, een naam wanneer dezelfde klant meerdere links heeft, en het adres waarnaar hij wordt gestuurd.
Het team van een omgeving
Wie aan de omgeving werkt en wie haar leidt. Het is geen toegangsrecht: het gaat erom wie bij u ervoor zorgt.
Een gesprekskanaal
Een kanaal heeft een naam en een publiek: aan de klant getoond, of binnen het team gehouden. Beide wijzigt u daarna in de instellingen van het kanaal.
En rondom de omgevingen
- Een redactiekalender die alle omgevingen samenbrengt, geopend vanuit hun scherm: per maand of als lijst, een kleur per omgeving, gefilterd op klant en op status.
- Een tabblad Studio op het dashboard: wat er bij elke klant wacht, het dringendste bovenaan, en de te ondertekenen contracten.