Einen Vertrag unterschreiben zu lassen, erfordert üblicherweise ein Textverarbeitungsprogramm, einen PDF-Export, einen Signaturdienst und einen Ordner für das Ergebnis. Hier ist es ein Bildschirm der Suite: eine Kundenakte, eine Vertragsvorlage, ein Vertrag und ein Link, der per E-Mail versendet wird.
Alle Verträge und ihr Stand
Die Verträge nach Kunde und Vorlage, mit Betrag, Wirksamkeitsdatum und Status (Entwurf, gesendet, unterzeichnet, widerrufen). Ausstehende Erinnerungen werden oben angezeigt.
Die Kunden: eine Seite pro Kunde
Die Kundenliste zeigt die rechtliche Identität und die Anzahl der Verträge. Jeder Kunde hat seine eigene Seite, den einzigen Ort, an dem seine Akte bearbeitet wird, und dort holt sich der Vertrag seine Angaben.
Die Akte: der ganze Kunde in einem Formular
Firmenname, Rechtsform, Kapital, Firmensitz, SIRET und SIREN, USt-Nr., Vertreter und seine Funktion, Kontaktdaten, Links und Notizen in einem einzigen Formular. Rechts das Umfeld: seine Verträge und deren Status, seine Lieferobjekte, seine Bereiche.
Einen Kunden anlegen
Ein Interessent oder ein Kunde, dann seine rechtliche Identität: Firmenname, Rechtsform, Branche, Kapital, Firmensitz, SIRET, SIREN, RCS und innergemeinschaftliche USt-Nr. Die Prüfziffer der SIRET wird bei der Eingabe kontrolliert; ein Interessent wird vervollständigt, wenn er zum Kunden wird.
Die Interessenten: ein Board pro Phase
Der Tab Interessenten lässt sich auch in Spalten lesen: Neu, Kontaktiert, Angebot gesendet, Gewonnen, Verloren. Man zieht eine Karte von einer Phase in die andere; legt man sie auf „Gewonnen“ ab, wird sie in einen Kunden umgewandelt, bei „Verloren“ wird nach dem Grund gefragt. Jede Spalte summiert die geschätzten Beträge, und die Phasen lassen sich im Board umbenennen oder hinzufügen.
Die Wiedervorlagen: nichts geht unter
Ein Wiedervorlagedatum und eine Zeile, worum es geht. Am betreffenden Morgen wird eine Benachrichtigung gesendet; der Tab „Nachfassen“ versammelt die heutigen und die überfälligen, und ein Badge zählt sie im Menü neben „Kunden“.
Die Verfolgung eines Interessenten: Phase, Betrag, Verlauf
Auf seiner Seite wechselt die Phase mit einem Klick, neben der nächsten Wiedervorlage, dem geschätzten Betrag und der Herkunft. Der Verlauf hält jeden Anruf, jede E-Mail und jeden Termin fest, und beim Vermerken eines Kontakts wird die nächste Wiedervorlage vorgeschlagen; der Kunde sieht ihn nie. Die Antwort auf ein Formular der Website wird per Knopfdruck zum Interessenten, ihre Nachricht steht am Anfang des Verlaufs.
Wie lange ein Geschäft im Board bleibt
Gewonnene und verlorene Geschäfte bleiben so lange in ihren Spalten, wie unter Einstellungen > Studio festgelegt, standardmäßig 30 Tage. Sind sie älter, verlassen sie das Board, bleiben aber in der Liste. Direkt darunter schickt die „Morgen-E-Mail der Wiedervorlagen“ jeden Morgen auch die Liste der Interessenten, die nachzufassen sind, standardmäßig ausgeschaltet.
Die Vertragsvorlagen: der Text, einmal geschrieben
Ein Tab des Vertragsbildschirms, in dem die Vorlagen nach Kategorien geordnet sind, die am Bildschirm angelegt werden, jede mit ihrer gültigen Version, ihrem Entwurf und ihren Sprachen. „Text bearbeiten“ öffnet einen Entwurf, und eine veröffentlichte Version wird nicht mehr verändert: Zwei Jahre später weiß man, welcher Text unterzeichnet wurde. Eine Vorlage, die bereits in einem Vertrag verwendet wird, kann nur noch archiviert werden.
Die Vorschau: woher jeder Wert stammt
Eine Vertragsvorlage besteht aus einem Haupttext, seinen Anlagen und Platzhaltern, die bei der Erstellung gefüllt werden: der Name des Kunden, sein Firmensitz, meiner, die Daten, die Beträge. Die Vorschau färbt jeden Wert nach seiner Quelle ein: erfundenes Beispiel, echte Information oder auszufüllendes Feld. Eine Zeile, deren Platzhalter alle leer sind, verschwindet: kein verwaistes „RCS:“ für ein Einzelunternehmen.
Ein Vertrag: der nächste Schritt zuerst
Die Liste ordnet die Verträge nach Phase: Entwürfe, zu senden, beim Kunden, gegenzuzeichnen, laufend, beendet. Jeder Vertrag hat einen Bildschirm, der den nächsten Schritt in den Vordergrund stellt, mit dem versiegelten Dokument, seinen Angaben und seinen Unterschriften. Er entsteht aus einer Version der Vertragsvorlage und behält eine Kopie davon: Eine nachträgliche Änderung der Vorlage schreibt nicht um, was bereits versendet wurde. Er kann auch von einer leeren Seite ausgehen, mit einem Text nur für ihn.
Der angepasste Text: eine Klausel für diesen Kunden
Ein Vertrag kann den Text seiner Vorlage für seinen Kunden anpassen, ohne eine neue Vorlage anzulegen. Dieser Text wird im Vertrag selbst bearbeitet, mit der ursprünglichen Vorlage benannt und jeder Abweichung markiert. Er folgt denselben Regeln wie eine Vorlage, und er ist es, der versiegelt wird.
Einen Vertrag anlegen
Ein Kunde, ein Vertragstext oder eine leere Seite ohne Vorlage, bei Bedarf eine Anlage, ein Betrag, ein Wirksamkeitsdatum und eine Sprache. Die Vorlage fragt anschließend ihre Ergänzungen ab, etwa die Laufzeit oder die Formel.
Ihre Identität in den Verträgen
Die Firmenbezeichnung, der Vertreter, die Adresse, die SIRET, der APE-Code, der USt-Vermerk und die Bankverbindung: einmal in den Einstellungen eingetragen, in jedem Vertrag gedruckt.
Was die Unterschrift garantiert
- Der Vertrag wird vor dem Versand versiegelt: ein SHA-256-Fingerabdruck auf seinem Text, jeden Morgen zusammen mit seinen Unterschriften und seinem unterzeichneten PDF geprüft, und eine Warnung per E-Mail, wenn sich etwas verändert hat.
- Ein Link pro Vertrag, per E-Mail gesendet und standardmäßig dreißig Tage gültig, eine einstellbare Dauer, die jeder Bildschirm nennt, geöffnet mit einem Einmalcode, der an dieselbe Adresse geht.
- Die Unterschrift erfasst Datum, IP-Adresse, Browser und den vom Unterzeichner eingegebenen Namen; die Gegenzeichnung ebenso, einschließlich der angehakten Einwilligung.
- Die Ablehnung ist ebenso vorgesehen wie die Zustimmung: ihr Grund, ihr Datum und ein erneuter Versand, falls der Kunde es sich anders überlegt.
- Automatische Erinnerungen für einen Vertrag, auf den keine Antwort kam, mit einer Obergrenze, die sie stoppt, und einer Schaltfläche, um manuell zu erinnern.
- Ein irrtümlich versiegelter Vertrag lässt sich stornieren, mit einer Kopie als Entwurf, um ihn zu korrigieren: Seine Referenz bleibt bestehen, die Nummerierung hat keine Lücke.
- Ein Nachtrag ist ein Vertrag, der auf den von ihm geänderten verweist, mit eigener Referenz, auch während einer Kündigungsfrist: Der unterzeichnete Vertrag wird nie umgeschrieben.
- Eine Kündigung trägt zwei Daten, das der Mitteilung und das der Wirkung, denn eine Kündigungsfrist ist genau der Abstand zwischen beiden.
- Eine einstellbare Aufbewahrungsdauer, standardmäßig zehn Jahre, mit fünf Jahren als Untergrenze, die eine Einstellung nicht unterschreiten kann, und ein Befehl, der anzeigt, was noch der Aufbewahrungspflicht unterliegt.
- Der Unterzeichner sieht von alledem nichts: eine Seite, der Text des Vertrags, sein einzutippender Name und, was erfasst wird, schwarz auf weiß. Es ist das Modul, das meine eigenen Verträge verwaltet.