Een contract laten tekenen vraagt gewoonlijk een tekstverwerker, een PDF-export, een handtekeningdienst en een map om het resultaat in te bewaren. Hier is het een scherm van de suite: een klantkaart, een sjabloon, een contract en een link die per e-mail wordt verstuurd.
Alle contracten en hoe ver ze zijn
De contracten per klant en per sjabloon, met hun bedrag, hun ingangsdatum en hun status (concept, verstuurd, ondertekend, ingetrokken). Openstaande herinneringen staan bovenaan aangegeven.
De klanten: één pagina per klant
De lijst van klanten toont hun juridische identiteit en het aantal contracten. Elke klant heeft zijn eigen pagina, de enige plek waar zijn kaart wordt ingevuld, en daar haalt het contract zijn gegevens vandaan.
De kaart: de hele klant in één formulier
Bedrijfsnaam, rechtsvorm, kapitaal, statutaire zetel, SIRET en SIREN, btw-nummer, vertegenwoordiger en zijn functie, contactgegevens, links en notities, in één formulier. Rechts wat eromheen hoort: zijn contracten en hun status, zijn deliverables, zijn omgevingen.
Een klant aanmaken
Een prospect of een klant, daarna zijn juridische identiteit: bedrijfsnaam, rechtsvorm, sector, kapitaal, statutaire zetel, SIRET, SIREN, RCS en intracommunautair btw-nummer. De controlesleutel van het SIRET wordt bij het invoeren gecontroleerd; een prospect wordt aangevuld op het moment dat hij klant wordt.
De prospects: een bord per stap
Het tabblad Prospects is ook in kolommen te lezen: Nieuw, Gecontacteerd, Voorstel verstuurd, Gewonnen, Verloren. U sleept een kaart van de ene stap naar de andere; legt u haar neer op ‘Gewonnen’, dan wordt ze omgezet in een klant, bij ‘Verloren’ wordt naar de reden gevraagd. Elke kolom telt de geschatte bedragen op, en de stappen kunt u vanaf het bord hernoemen of toevoegen.
De opvolging: er glipt niets door
Een opvolgdatum en een regel om te zeggen waarover het gaat. Op de ochtend zelf gaat er een melding uit; het tabblad ‘Op te volgen’ verzamelt die van vandaag en de achterstallige, en een label telt ze naast ‘Klanten’ in het menu.
De opvolging van een prospect: stap, bedrag, geschiedenis
Op zijn pagina verandert de stap met één klik, naast de volgende opvolging, het geschatte bedrag en de herkomst. De geschiedenis bewaart elk gesprek, elke e-mail en elke afspraak, en wie een contact noteert, krijgt de volgende opvolging voorgesteld; de klant ziet het nooit. Een antwoord op een formulier van de site wordt met een knop een prospect, met zijn bericht bovenaan de geschiedenis.
Hoe lang een deal op het bord blijft
Gewonnen en verloren deals blijven zo lang in hun kolommen staan als is ingesteld onder Instellingen > Studio, standaard 30 dagen. Als ze ouder zijn, verdwijnen ze van het bord maar blijven ze in de lijst. Direct daaronder stuurt ‘Ochtend-e-mail met herinneringen’ elke ochtend ook de lijst van prospects die moeten worden opgevolgd, standaard uitgeschakeld.
De sjablonen: de tekst, één keer geschreven
Een tabblad van het contractenscherm, waar de sjablonen zijn ingedeeld in categorieën die op het scherm worden aangemaakt, elk met zijn geldende versie, zijn concept en zijn talen. ‘Tekst bewerken’ opent een concept, en een gepubliceerde versie wordt niet meer gewijzigd: twee jaar later weet men welke tekst is ondertekend. Een sjabloon dat al in een contract wordt gebruikt, kan alleen nog worden gearchiveerd.
Het voorbeeld: waar elke waarde vandaan komt
Een sjabloon bestaat uit een hoofdtekst, bijlagen en tokens die bij het aanmaken worden ingevuld: de naam van de klant, zijn zetel, de mijne, de data, de bedragen. Het voorbeeld kleurt elke waarde naar zijn bron: verzonnen voorbeeld, echte informatie of in te vullen veld. Een regel waarvan alle tokens leeg zijn, verdwijnt: geen losse ‘RCS:’ voor een eenmanszaak.
Een contract: de volgende stap bovenaan
De lijst ordent de contracten per stap: concepten, te versturen, bij de klant, mede te ondertekenen, lopend, beëindigd. Elk contract heeft een scherm dat de volgende stap vooropstelt, met het verzegelde document, zijn gegevens en zijn handtekeningen. Het ontstaat uit een versie van een sjabloon en bewaart daarvan een kopie: het achteraf wijzigen van het sjabloon herschrijft niet wat al is verstuurd. Het kan ook vanaf een lege pagina beginnen, met een tekst alleen voor dit contract.
De aangepaste tekst: een clausule voor deze klant
Een contract kan de tekst van zijn sjabloon voor zijn klant aanpassen, zonder een nieuw sjabloon te maken. Die tekst wordt in het contract zelf bewerkt, met het oorspronkelijke sjabloon genoemd en elke afwijking aangeduid. Hij volgt dezelfde regels als een sjabloon, en hij is het die wordt verzegeld.
Een contract aanmaken
Een klant, een contracttekst of een lege pagina zonder sjabloon, zo nodig een bijlage, een bedrag, een ingangsdatum en een taal. Het sjabloon vraagt daarna om zijn aanvullingen, zoals de looptijd of de formule.
Uw identiteit in de contracten
De bedrijfsbenaming, de vertegenwoordiger, het adres, het SIRET, de APE-code, de btw-vermelding en de bankgegevens: eenmaal ingevuld in de instellingen, afgedrukt in elk contract.
Wat de handtekening garandeert
- Het contract wordt verzegeld voordat het vertrekt: een SHA-256-vingerafdruk op zijn tekst, elke ochtend gecontroleerd samen met zijn handtekeningen en zijn ondertekende PDF, en een waarschuwing per e-mail als er iets is veranderd.
- Eén link per contract, per e-mail verstuurd en standaard dertig dagen geldig, een instelbare duur die elk scherm vermeldt, geopend met een eenmalige code die op hetzelfde adres binnenkomt.
- De handtekening registreert de datum, het IP-adres, de browser en de naam die de ondertekenaar heeft ingetypt; de medeondertekening ook, inclusief de aangevinkte toestemming.
- De weigering is evengoed voorzien als de instemming: de reden, de datum en een nieuwe verzending als de klant van gedachten verandert.
- Automatische herinneringen voor een contract dat zonder antwoord is gebleven, met een maximum dat ze stopt, en een knop om handmatig te herinneren.
- Een contract dat per vergissing is verzegeld, kan worden geannuleerd, met een kopie als concept om het te corrigeren: zijn referentie blijft, de nummering heeft geen gat.
- Een addendum is een contract dat verwijst naar het contract dat het wijzigt, met een eigen referentie, ook tijdens een opzegtermijn: het ondertekende contract wordt nooit herschreven.
- Een opzegging draagt twee data, die van de kennisgeving en die van de ingang, want een opzegtermijn is precies het verschil tussen die twee.
- Een instelbare bewaartermijn, standaard tien jaar, met vijf jaar als ondergrens die een instelling niet kan onderschrijden, en een opdracht die toont wat nog onder bewaarplicht valt.
- De ondertekenaar ziet van dit alles niets: één pagina, de tekst van het contract, zijn naam om in te typen, en wat er wordt verzameld, zwart op wit. Het is de module die mijn eigen contracten beheert.