Das Modul Kanban verfolgt die Arbeit in Spalten voller Karten, allein oder zu mehreren. Jeder legt so viele Boards an, wie er möchte, und bestimmt, wer sie sieht: niemand sonst, namentlich genannte Mitglieder mit ihrer Rolle oder das ganze Team. Jeder findet außerdem bei seinem ersten Besuch ein Board „Meine Aufgaben“.
Die Karten, Spalte für Spalte
Jede Phase hat ihre Spalte und ihre Farbe, jede Karte lässt sich in die nächste ziehen. Eine Karte zeigt ihre Schlagwörter, ihre Fälligkeit, ihre abgehakten Kästchen, ihre Kommentare und die betroffenen Personen. Eine als „abgeschlossen“ markierte Spalte macht ihre Karten erledigt: Sie zählen nicht mehr als überfällig.
So viele Boards, wie man möchte
Die eigenen Boards, die mit einem geteilten und die des ganzen Teams: jedes mit seinen offenen Karten, den überfälligen und den Personen, die ihm folgen. Ein Board, das seine Zeit hinter sich hat, wird archiviert, ohne etwas zu verlieren.
Alles zu einer Karte, in einem großen Fenster
Eine Karte öffnet sich in einem großen Fenster mit zwei Spalten: links ihre Beschreibung, in Blöcken geschrieben, ihre Liste von Kontrollkästchen und ein Kommentarverlauf, in dem man jemanden mit @ erwähnt; rechts die Personen, die sich darum kümmern, ihre Schlagwörter, ihre Fälligkeit und ihre Spalte. „Mich zuweisen“ geht mit einem Klick, ein Kommentar lässt sich nachträglich korrigieren, und der Verlauf sagt, wer was an der Karte getan hat.
Meine Karten, mit einem Klick
Auf einem Team-Board behält „Meine Karten“ nur das, was Sie betrifft. Gefiltert wird auch nach Schlagwort, nach Fälligkeit (überfällig, diese Woche, ohne Fälligkeit) oder nach einem Wort im Titel.
Dasselbe Board, als Liste
Eine Zeile pro Karte, Spalte für Spalte, mit Fälligkeit und Personen: um ein ganzes Board auf einen Blick zu überfliegen. Die Wahl wird von Besuch zu Besuch behalten.
Privat, geteilt oder fürs Team geöffnet
Ein privates Board sieht nur sein Eigentümer, Administratoren eingeschlossen. Geteilt, steht es den ausgewählten Personen offen, jede mit ihrer Rolle: Leser, Bearbeiter oder Verwalter. Dem ganzen Team geöffnet, erhält es eine Standardrolle.
Ein neues Board, schon in Spalten
Ein neues Board startet mit fertigen Spalten: „Aufgaben“ (zu erledigen, in Arbeit, erledigt) oder „Projekt“ (Ideen, zu erledigen, in Arbeit, in Prüfung, erledigt), oder mit keinen. Jeder findet außerdem bei seinem ersten Besuch sein Board „Meine Aufgaben“.
Eigene Schlagwörter für jedes Board
Jedes Board hat seine Schlagwörter, einen Namen und eine Farbe: „Dringend“ bedeutet auf einer persönlichen Liste nicht dasselbe wie auf dem Board des Teams. Ein Schlagwort zu löschen, entfernt es von den Karten, sonst nichts.
Alles, was mich betrifft, auf allen Boards
Der Tab „Meine Karten“ versammelt die offenen Karten, auf denen man eingetragen ist, über alle Boards, die man sieht: überfällig, heute, diese Woche, später, ohne Datum. Jede Zeile nennt ihr Board und ihre Spalte, und ein Klick öffnet die Karte auf ihrem Board. Auf eine Karte gesetzt zu werden, lässt die Glocke läuten und eine E-Mail eintreffen, und am Vortag der Fälligkeit folgt eine Erinnerung.
Dateien an den Karten, über die Mediathek
Eine Datei wird von der Karte aus angehängt oder in der Mediathek ausgewählt: Sie kommt dort geordnet hinein, unter denselben Grenzen wie die anderen Uploads. Ein Bild zeigt sein Vorschaubild, eine Büroklammer zählt die Dateien an der Karte, und eine Datei wird nur denen ausgeliefert, die das Board sehen. Sie von der Karte zu entfernen, lässt sie in der Mediathek.
Die Fälligkeiten im Kalender
Die datierten Karten eines Boards erscheinen im Kalender „Boards“ der Planung, ganztägig und in der Farbe ihres Boards, für alle, die das Board sehen. Das ist eine Einstellung pro Board, bei einem geteilten Board eingeschaltet; eine abgeschlossene oder archivierte Karte verschwindet von selbst daraus.
Seine Karten gleich im Dashboard
Der Tab „Kanban“ des Dashboards sagt, wie viele der eigenen Karten überfällig sind, für heute und für die Woche, und listet die nächsten auf, die jeweils auf ihrem Board öffnen. Die überfälligen und die heutigen Karten kommen zum Streifen „Zu bearbeiten“ hinzu, und ein Badge zählt sie im Menü neben „Kanban“.
Vorlagen, damit nicht alles neu gemacht werden muss
Ein Board, das man jedes Mal neu anlegt, wird als Vorlage gespeichert: seine Spalten, seine Schlagwörter und seine Karten, deren Fälligkeiten zu „T+n“ werden. Eine Vorlage wird wie ein Board bearbeitet, bleibt aus den Listen, dem Kalender und den Benachrichtigungen heraus und wird dem ganzen Team geöffnet, wenn man das möchte. Ein Board lässt sich auch mit einem Klick duplizieren, als private Kopie.
Ein neues Board, schon datiert
Beim Anlegen eines Boards kommen die Vorlagen des Teams zu den Startspalten hinzu. Das Board, das von einer Vorlage ausgeht, erhält deren Spalten, Schlagwörter und Karten, und jedes „T+n“ wird zu einem echten Datum, gezählt ab dem Tag der Erstellung.